Wednesday, December 10, 2008

Pegawai Tadbir Universiti : Isu dan Cabaran

Struktur Pentadbiran Universiti

Struktur Pentadbiran Universiti dinyatakan dengan jelas dalam Perlembagaan Universiti iaitu Akta Universiti dan Kolej 1971 (pindaan 1995).

Universiti di tadbir oleh Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) iaitu Naib Canselor. Naib Canselor di lantik oleh menteri selepas berinding dengan Lembaga Pengarah Universiti Lembaga Pengarah. Kebiasaanya tempoh lantikan Naib Canselor adalah 2 tahun dan boleh disambung perkhidmatannya dengan persetujuan menteri berkenaan.

Naib Canselor dibantu oleh Timbalan Naib Canselor. Kebiasaanya sesebuah universiti mempunyai 3 orang Timabalan Naib Canselor iaitu, Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni), Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Pengantarabangsaan) dan Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi). Ketiga-tiga Timbalan Naib Canselor membantu Naib Canselor mengikut portfolio serta peranan yang dipertanggungjawabkan.

Pihak universiti juga akan mempunyai seorang Pendaftar, Bendahari dan Ketua Pustakawan. Jawatan-jawatan tersebut dilantik oleh Naib Canselor selepas berunding dengan Lembaga Pengarah Universiti.

Selain itu, Naib Canselor boleh melantik pegawai untuk menjawat jawatan sebagai Dekan Fakulti, Timbalan Dekan Fakulti, Pengarah Institut dan Timbalan Pengarah Institut untuk menggerakkan program dan aktiviti universiti.

Kesimpulannya, Pentadbiran universiti di uruskan oleh Pegawai Akademik. Manakala peranan Pegawai Tadbir Universiti adalah sebagai Pendaftar. Jika diteliti peranan Pendaftar diuniversiti adalah sangat luas. Sebagai contoh Pendaftar berperanan menjadikan Pengurusan Sumber Manusia di Universiti diurus dengan baik. Ini termasuklah urusan pengambikan staf, urusan kenaikan pengkat, urusan peperiksaan jabatan, urusan pengesahan jawatan, urusan perjawatan, urusan sistem governan universiti, urusan cuti belajar, urusan keselamatan kampus dan sebagainya. Justeru, melihat peranan ini seseorang Pegawai Tadbir Universiti perlu diberi peluang untuk mentadbir disetiap PTJ di universiti. Melalui pendedahan tersebut PTU akan lebih kompeten dan mempunyai pengalaman yang pelbagai sebelum menjawat jawatan sebagai Pendaftar. Apabila dilihat dari aspek pembangunan kerjaya, pihak Ketua PTJ biasanya tidak membenarkan PTU melalui proses pertukaran (re-shuffle). Antara alasan yang sering dikemukakan di atas keengganan Ketua PTJ berkenaan perkara tersebut ialah kesukaran mendapatkan pengganti yang lebih baik dan proses adaptasi diri PTU di PTJ baru. Selain itu, pihak universiti khususnya pihak Pendaftar perlu mempunyai perancangan dan dasar berkenaan pembangunan kerjaya PTU.

Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Tadbir Universiti

  1. Pengurusan Jabatan
    1. Penyediaan/Kemaskini Fail Meja
    2. Penyediaan/Kemaskini Manual Prosedur Kerja
    3. Penyediaan/Kemaskini Sasaran Kerja Tahunan Jabatan
    4. Penyediaan Laporan Tahunan Jabatan
    5. Penyediaan Laman web
    6. Promosi dan Publisiti
  2. Pengurusan Sumber Manusia
    1. Perjawatan
    2. Pengambilan Staf
    3. Kenaikan Pangkat
    4. Penilaian Sasaran Kerja Tahunan
    5. Tatatertib
    6. Kebajikan staf
  3. Pengurusan Kewangan
    1. Penyediaan Cadangan Bajet Mengurus
    2. Penyediaan Cadangan Bajet Dwi Tahunan
  4. Pengurusan Aset/Inventori
    1. Pengurusan Stor
    2. Pengurusan Aset/Inventori
    3. Pengurusan Pelupusan
  5. Pengurusan Pembangunan
    1. Penyediaan Kemudahan Bangunan
    2. Keselamatan Bangunan
    3. Pengurusan Penyelenggaran Bangunan
  6. PTJ Fakulti
    1. Pengurusan Pelajar
    2. Pengurusan Konvokesyen
    3. Pengurusan Pensyarah Fakulti
  7. PTJ Penyelidikan (Institut Kecemerlangan Penyelidikan, Pusat Pengurusan Penyelidikan)
    1. Pengurusan Geran Penyelidikan
    2. Pengurusan Promosi dan Publisiti Penyelidikan
    3. Pengurusan Harta Intelek
  8. PTJ (Sekolah Siswazah)
    1. Pengurusan Pelajar Siswazah
    2. Pengurusan Tesis
  9. Jabatan Pendaftar – lebih fokus kepada portfolio tersendiri seperti unit perjawatan, Unit Perkhidmatan dan sebagainya
  10. PTJ lain seperti Bahagian Komunikasi Korporat, Bahagian Teknologi Maklumat, Jabatan Bendahari,Bahagian Pembangunan adalah tertempu kepada fungsinya yang tersendiri

Sebagai PTU, peranan lain yang perlu di mainkan ialah memberi nasihat kepada Dekan, Pengarah dan Ketua Jabatan berkaitan pengurusan pentadbiran dan kewangan jabatan.

Kemajuan Kerjaya Pegawai Tadbir Universiti

Jawatan Pendaftar merupakan jawatan utama bagi PTU di sesebuah universiti. Sebelum berpeluang menjawat jawatan sebagai Pendaftar, PTU berpeluang menjawat jawatan sebagai;

  1. Penolong Pendaftar (Gred N41)
  2. Penolong Pendaftar Kanan (Gred N44)
  3. Ketua Penolong Pendaftar (Gred N48)
  4. Timbalan Pendaftar (N52)
  5. Pendaftar (N54)
  6. JUSA (Jawatan Utama Sektor Awam), KUP (Khas Untuk Penyandang)

Peperiksaan Tahap Kecekapan

Sebelum diperkenalkan PTK, dalam Sistem Saraan Malaysia, pihak kerajaan telah melaksanakan Sistem Saraan Baru (SSB). Didalam SSB lantikan kejawatan yang lebih tinggi adalah mengikut kekananan dan pengalaman yang ada. Sementara dalam SSM, PTK menjadi tanda aras kepada keperluan untuk mendapatkan kenaikan ke gred yang seterusnya.

Senarai Semak bagi PTU Baru

  1. Aku Janji
  2. Kursus Induksi Umum/Kusus
  3. Peperiksaan Jabatan - Pengesahan Jawatan
  4. Kursus Biro Tatanegara (BTN)
  5. Kursus Peperiksaan Tahap Kecekapan-Anjakan Gaji dan Kenaikan Pangkat
  6. Menghadiri kursus-kursus berkenaan peningkatan kerjaya PTU
    1. Kemahiran Pentadbiran
    2. Kemahiran Komunikasi
    3. Kemahiran Bahasa
    4. Kemahiran Kaunseling
    5. Pengurusan Kewangan
  7. Manyertai NGO berkaitan kemajuan kerjaya PTU

Rujukan Pegawai Tadbir Universiti

Rujukan berikut perlu ada sebagai Pegawai Tadbir Universiti;

1. Rancangan Malaysia

2. Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971

3. Perintah Am

4. Surat Pekeling/Pekeling-Pekeling Pentadbiran Kerajaan

5. Perbendaharaan Malaysia

6. Statut/Panduan/Peraturan/Pekeling-Pekeling Pentadbiran dan Kewangan Berkuat Kuasa di Universiti

7. Pelan Strategik Univresiti

8. Akta Pencegahan Rasuah

9. Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara

10. Surat Penurunan Kuasa

11. Manual Prosedur Kerja (MPK)

12. Fail Meja (FM)

Tatacara Penulisan Minit Mesyuarat

PTU dan Setiauasha Mesyuarat adalah sangat sinonim dan antara peranan PTU di Universiti. Oleh itu pengurusan mesyuarat adalah sangat penting bagi memastikan ianya berjalan dengan lancar. Tatacara penulisan minit mensyuarat ada dinyatakan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilanagn 1 Tahun 1999. Berikut adalah panduan penulisan minit yang betul.

  1. Senarai Ahli
  2. Minit Mesyuarat
  3. Kaedah
  4. Senarai Semak

Pengurusan Projek/Kerja

Sebagai PTU dan juga Pentadbir disesebuah PTJ, pengurusan projek adalah penting. PTU perlu mempunyai senarai semak dan jadual kerja yang betul. Pengurusan dan pentadbiran di Fakulti, Institut, Pejabat Pendaftar, Pejabat Hal Ehwal Pelajar adalah agak berbeza. Walaubagaimanapun, ia mempunyai persamaan dari aspek penyelarasannya. Berikut adalah contoh templet Pengurusan Projek;

Mesyuarat-Mesyuarat di Universiti

Berikut adalah beberapa contoh mesyuarat pengurusan di universiti:

  1. Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Universiti
  2. Mesyuarat Senat
  3. Mesyuarat Pengurusan Kewangan
  4. Mesyuarat Pengurusan Pembangunan
  5. Mesyuarat Pengurusan Penyelidikan
  6. Mesyuarat Pengurusan ICT
  7. Mesyuarat Pengurusan Konvokesyen

Walaubagaimanapun, disesebuah PTJ, lazimnya mesyuarat yang perlu diadakan;

  1. Mesyuarat Pengurusan
  2. Mesyuarat Kewangan
  3. Mesyuarat Khas Projek

Mesyuarat Pagi ‘Morning Briefing’

Sebagai PTU, Mesyuarat Pagi adalah penting untuk memastikan kerja yang dijalankan dipantau dengan baik. Mesyuarat Pagi diadakah setiap hari sebelum kerja pada hari tersebut dilakukan. Mesyuarat pagi pada kebiasaannya dilakukan dalam tempoh masa selama 15 minit.

Pengurusan Fail Jabatan

Pengurusan Fail menjadi keutamaan di mana-mana PTJ. Biasanya setiap universiti mempunyai sistem pengurusan fail yang berbeza. Fail disusun mengikut kod yang dipersetujui diperingkat universiti. Walaubagaimanapun setiap fail perlu diurus berpandukan Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 1999. Berikut adalah tatacara yang dinyatakan dalah pekeliling tersebut.

Pengurusan Stor

Stor merupakan tempat penyimpanan barang-barang berharga di sesuatu jabatan. Stor di urus berpandukan Tatacara Pengurusan Stor di dalam Perbendaharaan Malaysia

Perkara-Perkara Yang PTU Tahu Mengenai Universiti Anda

  1. AUKU
  2. Nama Menteri Pengajian Tinggi Malaysia
  3. Nama Lembaga Pengarah Universiti
  4. Nama Naib Canselor Universiti
  5. Nama Timbalan-Timbalan Naib Canselor Universiti
  6. Nama Pegawai Utama Universiti
  7. Slogan Universiti
  8. Misi Universiti
  9. Warna Korporat Universiti
  10. Sejarah/Latarbelakang Universiti/PTJ bertugas
  11. Skop dan bidang tugas PTJ-PTJ lain di universiti
  12. Bina rangkaian kerja dengan pegawai yang mempunyai tugas yang sama dari universiti lain.
  13. Kejayaan-kejayaan universiti
  14. MOU Universiti
  15. Kemudahan di Universiti
  16. Fokus Universiti
  17. Program Pengajian di Universiti

Kumpulan Tidak Rasmi ‘Informal Group’

Bagi membina rangkaian serta menguatkan lagi hubungan profesional, PTU disaran menganggotai mana-mana badan bukan kerajaan (NGO). Melalui penyertaan sebegini secara tidak langsung akan melahirkan PTU yang ‘versetile’. Berikut antara kelab yang boleh dianggotai;

  1. Kelab Sukan
  2. Kelab Golf
  3. Kelab Kebudayaan
  4. Projek Komuniti

Menjalankan Perniagaan

PTU tidak dibenarkan menjalankan perniagaan kecuali diberi kebenaran khas oleh Naib Canselor. Ini di nyatakan di dalam Pekeliling perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 1999. Menjalankan perniagaan akan menimbulkan konflik dikalangan staf dan boleh memberi implikasi kepada prestasi kerja.

Menyertai Parti Politik

Menyertai aktiviti politik adalah tidak dibenarkan kepada mana-mana Penjawat Awam. Penjawat Awam yang terlibat dalam aktiviti politik secara langsung boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut seksyen 12 para mengikut Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Pindaan 1995)

Peka Terhadap Keadaaan Sekeliling

PTU wajar dan seharusnya mengetahui berita dan perkembangan mengenai dunia akademik, penyelidikan, sosial, ekonomi, politik, ICT, keselamatan dan pembangunan yang berlaku disekililing samaada di peringkat universiti, negara atau luar negara. Perkara tersebut boleh membantu PTU membuat keputusan selain menjadi informasi yang berguna.

Proaktif dan Kreatif

Inisiatif yang berterusan serta sikap kreatif yang positif akan melahirkan PTU yang lebih unggul.

Pengurusan Pejabat

Pihak Jabatan Perkhidmatan Awam telah mengeluarkan Pekeliling mengenai Panduan Pengurusan Pejabat. Pekeliling tersebut sangat sesuai digunakan bagi membantu PTU menguruskan pejabat dengan lebih cekap dan kemas selaras dengan peraturan kerajaan Malaysia.

Kelayakan Menjawat Jawayan Pegawai Tadbir Universiti (Gred N)

Syarat dan kelayakan bagi Jawatan Pegawai Tadbir Universiti ialah;

  1. Ijazah Sarjana Muda dengan Kepuijan (dalam apa jua bidang)
  2. Kredit Bahasa Melayu
  3. Lulus Bahasa Inggeris
  4. Pengalaman yang bersesuaian

Mekanisme pengambilan PTU antara universiti adalah berlainan. Walaubagaimanapun syarat diatas adalah sama bagi setiap universiti. Berikut adalah peringkat biasa yang dilaksanakan oleh universiti bagi temuduga bagi PTU ;

1. Peperiksaan Bertulis

2. Peperiksaan Amali dan Pembentangan

a. Kemahiran ICT

b. Kemahiran Pengucapan Awam

3. Temuduga

Isu-Isu Jawatan Pegawai Tadbir Universiti

Isu Kedudukan dalam Universiti

Pegawai Tadbir Universiti sering di kelaskan kepada pegawai kelas kedua jika dibandingkan dengan Pegawai Tadbir dan Diplomatik dan Pegawai Tadbir Negeri yang mempunyai kedudukan yang tinggi dalam masyarakat dan juga negara. Ini disebabkan oleh fungsi, peranan dan tanggungjawab yang berbeza jika di lihat dari aspek tersebut.

Di Universiti, Pegawai Tadbir di kategorikan sebagai Pengurusan Profesional (Bukan Akademik) dan di gelar sebagai Penolong Pendaftar. Gelaran tersebut diberikan kerana kemajuan kerjaya seseorang Penolong Pendaftar ialah menjadi seorang Pendaftar. Ia berlainan dengan Pegawai Tadbir dan Diplomatik yang

di gelar sebagai Penolong Pengarah kerana dari aspek kemajuan kerjaya akan menjadi Pengarah sesuatu bahagian di mana-mana kementerian. Selain itu PTD juga berpeluang menjadi Ketua Setiausaha Negara, Duta Kerajaan Malaysia di mana-mana negara Komanwel, Pegawai Daerah (District Officer), Setiusaha Politik kepada mana-mana menteri dan sebaginya. Sementara itu, bagi Pegawai Tadbir Negeri mempunyai kemajuan kerjaya menjadi Setiusaha Kerajaan Negeri dan Ketua Jabatan di Unit Perancang Ekonomi Negeri dan sebagainya.

Isu Peranan dan Tanggungjawab

Peranan dan tanggungjawab Pegawai Tadbir universiti amat terbatas jika dibandingkan dengan PTD dan PTN. PTD dan PTN boleh mengetuai sesuatu jabatan atau bahagian sementara Pegawai Tadbir Universiti hanya mempunyai peluang menjadi Pendaftar di mana peluang menjawat jawatan tersebut terlalu kecil. Ini kerana di sebuah universiti hanya mempunyai seorang Pendaftar. Sebagai sebuah Negara yang memberi keutamaan kepada pendidikan tinggi, pihak kerajaan disaran untuk melihat semula peranan dan tanggungjawab Pegawai Tadbir Universiti supaya dapat memberikan gambaran yang terbaik di Institusi Pengajian Tinggi. Skop tugas dan tanggungjawab perlu diperluas dan penurunan kuasa seperti kuasa kewangan, pentadbiran perlu diberikan untuk bagi memudahkan serta membantu universiti melancarkan pengurusan universiti.

Pihak universiti hanya memberikan kuasa penuh kepada PTU untuk menjalankan pentadbiran kewangan dan personnel kepada Pejabat Pendaftar. Ini kerana kebiasaannya PTJ tersebut akan di ketuai oleh Pegawai Tadbir Universiti (Pendaftar). Sementara bagi PTJ-PTJ lain akan diketuai oleh Pegawai Akademik. PTJ-PTJ lain yang diketuai oleh Pegawai dari kalangan Pengurusan dan Profesional (Bukan Akademik) terdiri daripada Pejabat Pendaftar, Pejabat Bendahari, Bahagian Pembangunan, sebahagian daripada di Pejabat Hal Ehwal Pelajar dan beberapa PTJ lain).

Secara sinis PTU sering ditugaskan untuk mencatat Minit Mesyuarat dan banyak bertindak sebagai setiausaha dalam sesuatu mensyuarat. PTU tidak diberi peluang untuk memberikan pandangan dan buah fikiran dan pihak Pegawai Akademik sering memandang remeh berkenaan pandangan tersebut.

Isu Perjawatan dan Kemajuan Kerjaya

Secara perbandingan juga Pegawai Tadbir Universiti bergantung kepada kekosongan jawatan untuk kemajuan kerjaya. Sebagai contoh, sesorang Pegawai tadbir Gred N41 perlu menunggu kekosongan jawatan di Gred N44 untuk melayakkan menjawat gred tersebut. Ia berlainan dengan Pegawai Tadbir dan Diplomatik dan Pegawai Tadbir Negeri yang mempunyai fleksebaliti tersebut.

Pihak Universiti kurang memberi penekanan terhadap kemajuan kerjaya (perjawatan) kepada Pegawai Tadbir Universiti. Justeru, jika dilihat dari perspektif pemabngunan universiti ia banyak menyumbang kepada kelancaran pengurusan universiti. Mentaliti dan pandangan universiti kepada kebolehan Pegawai Tadbir Universiti juga sering dipertikai. Pihak Universiti lebih selesa melantik Ketua Jabatan dari kalangan Pegawai Akademik berbanding PegawaTadbir, walaupun Pegawai Akademik tersebut tidak mempunyai sebarang pengalaman dari aspek pengurusan.

Pihak universiti sering memberi keutamaan kepada kemajuan kerjaya seseorang pensyarah berbanding Pegawai Tadbir Universiti.

Isu Peringkat Pendidikan dan Pengalaman

Perkara yang sering diungkitkan dalam pelantikan ke sesuatu jawatan di universiti adalah peringkat pengajian. Secara prinsipnya, pihak kerajaan menetapkan kelayakan untuk menjawat jawatan Pegawai Tadbir Universiti adalah perlu mempunyai Ijazah Sarjana Muda dengan Kepujian.

Justeru, pihak pentadbiran universiti harus memahami hakikat tersebut dan isu peringkat pengajian tidak sesuai dijadikan isu yang utama. Ini kerana seseorang PTU yang telah lama berkhidmat akan mengalami proses pembelajaran jangka panjang dan itu akan membantu banyak perkara dalam urusan pengurusan dan pentadbiran universiti. Sesetengah PTJ seperti bahagian penyelidikan, institusi-institusi yang spesifik kepada penyelidikan adalah perlu di ketuai oleh Pegawai Akademik di universiti. Walaubagaimanapun, pihak universiti perlu memikirkan kedudukan Pegawai Tadbir Universiti untuk mengetuai pengurusan kewangan dan personnel. Ini bermakna, Pegawai Tadbir tersebut bukan hanya diberikan mandat atau kuasa menyelaras tetapi perlu diberikan kuasa untuk menandatangani Pesanan Belian, Penilaian Sasaran Kerja Tahunan dan sebagainya. Ini adalah praktis yang dilakukan oleh pentadbiran PTD di hospital kerajaan. Sebagai contoh, sesebuah hospital di ketuai oleh seorang doktor yang berpengalaman. Walaubagaimanapun, bagi menguruskan personnel dan urusan kewangan ia melantik PTD untuk menguruskan perkara tersebut dan bukannya dikalangan doktor perubatan.

5 comments:

mohamad said...

THANZ 4 D INFO...

ady said...

satu penulisan yang bagus dan informatif.Walaupun saya seorang PTU, maklumat yang diberi sangat berguna.Tahniah.

suehighme said...

semua info tu ramai yang dah tahu...bukan benda baru...
namun, sampai sekarang nasib PTU memang tak terbela...career path sebagai PTU langsung tidak kondusif...akibatnya motivasi dan produktiviti PTU akan menurun...Naib canselor selalunya akan lebih mengambil berat hal2 academician...Pendaftar pulak, bila dah berada di 'puncak' dan dah nak pencen, selalunya akan terlupa/tak perasan dengan kebajikan PTU yang bawah2 ni...nasib badan....

pendeta said...

Saya suka blog ni. Patut ada banyak lagi orang seperti tuan.

Sila ke blog saya:
http://uniprof.wordpress.com

Sumi said...

maklumat sgt berguna kepada saya seorang PTU. Terima kasih!